FISCALIDAD
¿Quién debe usar la factura electrónica? Excepciones y obligaciones explicadas
La factura electrónica está transformando la forma en que empresas y autónomos gestionan sus transacciones en España.
16 julio, 2025 - 7:20
Con la Ley Crea y Crece como motor, su uso dejará de ser opcional para convertirse en obligatorio en los próximos años. En Navarra, donde el tejido empresarial combina tradición e innovación, entender quién debe usarla, qué excepciones existen y cómo prepararse es esencial. Este artículo aclara estas dudas de manera práctica y directa, para que puedas adaptarte sin complicaciones.
¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento legal emitido, enviado y recibido en formato digital, como XML o Facturae, que cumple los mismos requisitos que una factura en papel. No es un simple PDF, ya que debe garantizar la legibilidad, la autenticidad del origen y la integridad del contenido, por lo que es necesario encontrar información sobre factura electrónica para tener claras todas sus particularidades.
A diferencia de los formatos no estructurados (como PDFs sin datos legibles por máquinas), los estructurados permiten procesar la información automáticamente. Su objetivo principal es agilizar la gestión administrativa, reducir costes, combatir el fraude y minimizar la morosidad. En un entorno empresarial cada vez más digital, la factura electrónica es un paso clave hacia la modernización.
El marco legal: La Ley Crea y Crece
La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, aprobada el 28 de septiembre de 2022, impulsa la digitalización de las relaciones comerciales en España. Entre sus objetivos están facilitar la creación de empresas, fomentar su crecimiento y reducir la morosidad. El pilar central de esta normativa es la obligatoriedad de la factura electrónica para transacciones entre empresas y profesionales (B2B).
Esta ley complementa otras normativas, como la Ley Antifraude y el sistema Verifactu, que refuerzan el control fiscal. Sin embargo, los plazos concretos dependen del reglamento de la Ley Crea y Crece, cuya aprobación ha sufrido retrasos, afectando las fechas previstas para su implementación.
Calendario de obligatoriedad: Fechas y retrasos
La factura electrónica ya es obligatoria para las empresas que facturan a administraciones públicas (B2G) desde 2015, utilizando plataformas como FACe o FACeB2B. Sin embargo, la extensión de esta obligación a las transacciones entre empresas (B2B) sigue un calendario escalonado:
- Grandes empresas (facturación anual superior a 8 millones de euros): Se espera que la obligación entre en vigor un año después de la publicación del reglamento. Aunque las previsiones iniciales apuntaban a 2024-2025, los retrasos sugieren que podría ser en 2026.
- Pymes y autónomos (facturación inferior a 8 millones de euros): La obligatoriedad llegará dos años después de la publicación del reglamento, probablemente entre 2026 y 2027.
Además, las empresas deberán informar a la Agencia Tributaria sobre los estados de las facturas (aceptación, rechazo o pago), lo que añade una capa de transparencia. A pesar de los retrasos, la transición es inevitable, y anticiparse es clave para evitar sanciones. En Navarra, donde muchas pymes operan en sectores como la agroindustria o la tecnología, estar preparados es especialmente importante.
¿Quién está obligado a usar la factura electrónica?
La Ley Crea y Crece establece que todas las empresas y autónomos que realicen transacciones B2B deben emitir y recibir facturas electrónicas. Esto incluye:
- Empresas de todos los tamaños: Desde grandes corporaciones hasta pequeñas pymes.
- Autónomos: Profesionales por cuenta propia que facturen a otras empresas, independientemente de sus ingresos.
- Sectores diversos: Comercio, hostelería, construcción y servicios, muy presentes en el tejido empresarial navarro.
Para transacciones con la administración pública, el uso de la factura electrónica ya es obligatorio a través de plataformas como FACe.
Excepciones: ¿Quiénes no están obligados?
Aunque la factura electrónica será la norma en transacciones B2B, existen excepciones importantes:
- Transacciones B2C (Business-to-Consumer): Las ventas a consumidores finales no requieren factura electrónica, sino facturas simplificadas o tickets, aunque se puede optar por emitirlas voluntariamente.
- Operaciones internacionales: Cuando una de las partes no tiene su sede, establecimiento permanente o residencia en España, la factura electrónica no es obligatoria.
- Casos específicos: El reglamento final podría detallar otras exenciones menores, pero las mencionadas son las principales.
Es fundamental que las empresas navarras revisen su situación para confirmar si están exentas o no, ya que el desconocimiento no exime de sanciones.
Beneficios de la factura electrónica
Adoptar la factura electrónica no es solo una obligación, sino una oportunidad para mejorar la gestión empresarial:
- Ahorro de costes: Elimina gastos en papel, impresión y envío postal.
- Eficiencia: Automatiza procesos, reduciendo el tiempo dedicado a la facturación manual.
- Seguridad: Garantiza la autenticidad e integridad de los documentos.
- Sostenibilidad: Contribuye a reducir el impacto ambiental al minimizar el uso de papel.
- Control de pagos: Facilita el seguimiento de los estados de las facturas, ayudando a combatir la morosidad.
Según la Cámara de Comercio de Navarra, las empresas que adoptan estas herramientas digitales mejoran su competitividad, un aspecto clave en un mercado globalizado.
Cómo prepararse para la transición
La transición a la factura electrónica requiere planificación detallada para no perder de vista ningún detalle:
- Elegir un software adecuado: Opta por soluciones que cumplan con la normativa Verifactu y sean interoperables con plataformas como FACe o el SII de la Agencia Tributaria.
- Formar al equipo: Capacita al personal para manejar las nuevas herramientas digitales.
- Comunicar con socios comerciales: Asegúrate de que proveedores y clientes estén alineados con la normativa.
Las pymes y autónomos navarros pueden aprovechar recursos locales, como los programas de digitalización de la Cámara de Comercio, para facilitar este proceso. La factura electrónica es un paso decisivo hacia la digitalización del tejido empresarial en España y Navarra. Aunque los plazos han sufrido retrasos, su obligatoriedad es un hecho, y adaptarse a tiempo es clave para evitar sanciones y aprovechar sus beneficios. Desde el ahorro de costes hasta la mejora en la gestión, este cambio ofrece oportunidades para que empresas y autónomos sean más eficientes y competitivos.
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